建筑集团公司环境管理程序文件

程序文件名称：记录控制程序

1.目的

对记录进行控制和管理，为保证工程、环境质量符合规定要求，实现产品、相关活动或服务的可追溯提供客观证据。

2.适用范围

适用于管理体系运行记录、施工技术资料和施工现场检查评分记录的控制。

3.职责

3.1企管部负责本程序的编制并监督实施，同时填写、保存监督检查记录。

3.2工程部负责对施工技术资料进行监督检查。

3.3各部门负责本部门管理体系运行记录的编制整理，并负责对与本部门主管要素相关的管理体系运行记录进行监督检查。

3.4分公司、项目部负责施工技术资料和本单位管理体系运行记录的编制整理。

4.控制程序

4.1记录分类

4.1.1施工技术资料（执行《建筑安装工程资料管理规程》的规定）

4.1.2施工现场检查评分记录（填写施工现场检查评分记录表1-8）

4.1.3质量管理体系运行记录（见质量管理体系运行记录清单）

4.1.4环境管理体系运行记录（见环境管理体系运行记录清单）

4.2记录的填写要求

4.2.1记录的填写应做到正确、清晰、及时、项目完整。填写时一律用钢笔或签字笔，不得用油笔、铅笔或复写纸，也不得随意补造、涂改。

4.2.2记录的形式可以是表格、图表、报告，也可以是磁带、软盘或胶片等。

4.2.3签字应按表格规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。

4.2.4记录表格须采用程序文件和作业指导书及其他文件规定的标准样式。标准表格的批准、发布、修改执行《文件和资料控制程序》。

4.2.5记录的填写份数由各要素主管部门根据实际需要在程序文件和作业

指导书中规定。

4.3记录的标识、收集整理、贮存、保管、归档、处理、查阅

4.3.1记录的标识

记录的标识以记录的名称、表格编号、表式等表示。

a.施工技术资料的标识执行《建筑安装工程资料管理规程》和《建筑安装工程质量检验评定统一标准》的有关规定。管理体系运行记录的标识执行公司程序文件和作业指导书中的规定要求。

b.施工现场检查评分记录的标识，执行《北京市文明安全工地检验评定办法》的规定。

4.3.2记录的收集整理

各单位均需设专（兼）职资料员，构成集团公司记录的管理网络。资料员根据实际情况及时对单位在质量、环境管理活动中形成的记录进行收集，并分类别、专业、项目或发生时间顺序、施工顺序进行整理，编写资料目录。

4.3.3记录的保存、归档、处理

a.记录应保存在安全、干燥的地方，防止丢失、损坏、变质。对保存在磁带、软盘中的记录做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

b.施工现场检查评分记录由填写部门保存，到期后自行处理。

c.施工技术资料的保存、归档、处理执行《建筑安装工程资料管理规程》和集团公司《档案管理办法》中的有关规定。

d.各单位的管理体系运行记录至少保存三年，并按集团公司《档案管理办法》中的有关规定进行归档和处理。

4.3.4记录的查阅

查阅记录时，由查阅人填写《记录（文件）借阅登记表》（EMS/12-1）。查阅人应爱护记录，不得在记录上写字、涂改或标记，不得撕页、拆装，不得损坏或丢失，应妥善保管及时归还。资料员对归还的记录进行核对，确认无误才能注销。查阅登记。

5.相关文件

WX/EMSC/A-2001《环境管理手册》

WX/EMS/CX/A/07-2001《文件和资料控制程序》

DBJ01-51-2000《建筑安装工程资料管理规程》

XJ/QP/XZ/01-2001《档案管理办法》

GBJ300-88《建筑安装工程质量检验评定统一标准》

《北京市文明安全工地检验评定办法》

6.标准表格

EMS/12-1《记录（文件）借阅登记表》

EMS/12-2《质量（环境）管理体系运行记录监督检查表》