工程项目物资采购程序提要：物资采购部负责对供应商的资格预审，编制并发放供应商资格预审表。对生产厂家进行资格预审时，供应商资格预审表中所有要求均由生产厂家完成。
工程项目物资采购程序
1、物资采购的策划
1.1根据物资的来源不同，对本项目使用的物资进行如下划分：
业主提供的物资
项目采购的物资
分包商采购的物资
1.2项目质量策划时，项目经理应组织物资采购部、合约估算部、技术准备部、机电工程部、土建工程部装修工程部等有关部门，制定采购方案，确定采购分工及采购形式。
2、供应商的预先评价
物资采购部负责组织对所有向本项目提供直接用于工程上的物资的供应商进行评价，以保证选用的供应商具有满足分包合同要求的能力。
2.1供应商资格预审
物资采购部负责对供应商的资格预审，编制并发放供应商资格预审表。对生产厂家进行资格预审时，供应商资格预审表中所有要求均由生产厂家完成；对经销商进行资格预审时，经销商除按照资格预审表提供自身有关资料外，还应提供物资生产厂家的相关资料。物资采购部应查对供应商填写的供应商资格预审表及提供的相关资料。
2.2供应商考察
对重要物资的供应商除资格预审外，在采购前还应对其进行考察。考察的内容为资格预审中不包括的项目，如生产状况、人员状况、原料来源、机械设备产品应用情况，对供应商的质量保证能力审核，对供应商支付能力和提供保险、保函能力的调查等。考察由物资采购部牵头，必要时可邀请有关部门的人员参加。
2.3供应商的资格预审／考察结果，是判定供应商是否可以入选的重要依据。
3、业主提供的物资
业主提供的物资指由业主采购，提供给项目并用在工程上的物资，其管理执行本手册第7条款的规定。
4、项目采购的物资
4.1采购计划
每月5日由物资使用单位向物资采购部提出下月需用物资的申请计划，物资采购部根据申请计划制定采购计划并安排采购。对于采购周期较长的物资，申请计划应尽早提交以给采购提供充足的时间。
4.2供应商选择
4.2.1本项目的物资采购采用招标和非招标两种方式。
4.2.2招标形式的供应商选择，应经过以下几个环节：制定招标计划，编制招标文件并向侯选供应商进行发放，对供应商进行预先评价，评标及定标。
4.2.3非招标形式的供应商选择，应经过以下几个环节：邀请供应商报价，对供应商进行预先评价，比价及确定供应商。
4.2.4对供应商的选择，原则上至少邀请3家供应商参加投标或报价，特殊情况下可采取独家议标(但事先应获取项目经理的批准)。
4.2.5供应商选择的全部记录资料由合约估算部负责保存。
4.3样品／样本报批与询价
4.3.1凡需送样审批的材料，使用单位应在物资申请计划中注明提交样品／样本时间。
4.3.2物资采购部对供应商供应商提出提供样品／样本和报价的要求。
4.3.3物资采购部负责办理对业主和设计的报批手续，保存有关审批记录。使用单位应配合物资采购部办理有关报批事宜。
4.4采购合同
4.4.1物资采购部在与供应商商谈采购合同（订单）时，应根据物资申请计划在采购合同（订单）中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、进场日期、质量标准等项内容，规定验收方式以及发生质量问题时双方所承担的责任、仲裁方式等。
4.4.2采购合同的内容应以与业主签订的合同的相关条款为基础，相应内容中不应有所抵触或遗漏。在采购合同中要体现质量体系的要求，明确应达到的质量目标及开展质量保证工作的要求。
4.4.3物资采购部应将合同（订单）文本交有关部门会审后，再报项目经理或其委托授权人批准。
4.4.4物资采购部按照批准的合同文本与供应商签署正式合同文本。
4.5供货安排
物资采购部应按照物资申请计划的要求，按时组织物资的进场。
5、分包商采购的物资
对分包商采购物资执行样品／样本报批制度，由负责管理该分包商的工程部和物资采购部共同对分包商提供的样品／样本进行审批。
6、物资的验证
6.1项目在供应商处对采购物资的验证
6.1.1当需要在供应商处对所采购物资的质量进行验证时，物资采购部应在采购合同（订单）中明确规定验证的安排和物资的放行方法。
6.1.2技术、经营、质量等方面人员到供应商处对所采购物资的验证，并做好验证记录。
6.2业主对供应商提供物资的验证
6.2.1当业主提出在收货地点或供货地点验证供应商供应的物资时，物资采购部负责联系并配合业主的验证。
6.2.2业主的验证不能免除公司提供合格产品的责任，也不能排除其后业主对不合格品的拒收。
6.3进场物资的验证
物资进场后，由物资采购部组织对进场物资的验证，填写并保存进场物资验证记录。
6.4对分包商采购物资的验证
6.4.1分包商负责对其采购的物资进行验证，填写并保存进场物资验证记录；负责管理该分包商的工程部应对分包商采购的物资和其验证记录进行抽检，抽检比例应在物资检验计划中予以规定。
6.4.2项目的验证不能免除分包商提供合格产品的责任，也不能排除以后公司对不合格品的拒收。
