作为一个高效实用的信息集成管理系统，必须要采用专业数据库技术和网络技术，并为各种信息提供一个共用的平台，同时依据工程项目管理的具体要求和规律，建立科学和规范的施工资料体系，以实现对工程建设过程所必须的处理的大量表格、数据及图表等的信息化处理。
具体来说，一是业主负责制、招标承包制、建设监理制建立了以业主、监理、承包商为实施主体，行政主管部门监督的工程项目管理协作模式。
二是为建设工程项目建立一个“户口簿”，应该是建设活动的历史真实记录，也应该是一个包含各种不同类型和格式的信息的完整的记录。
三是建立系统、规范和科学的信息管理体系，满足对工程建设与管理的程序化、规范化和制度化的要求，让工程信息能够真正完整反映工程建设过程的真实情况，从而帮助各相关单位和部门有关负责人员更好地了解和掌握工程质量和进度，确保工程项目的质量控制和进度控制，提高工程项目管理水平。
四是设计更友好的使用界面，具备高度集成化、智能容错、智能帮助和基础表格数据自动导入，各种表格智能选择功能，将繁重、杂乱的资料编制、整理和查询工作变得简单、轻松和有序。同时，通过集成强大的数据汇总、统计和计算评定等功能，大大降低信息资料管理工作难度，显著提高工作效率。要求项目数据采用集中与分布式相结合的方法，建立中央项目数据库和各项部门分布数据库。
五是通过采用Internet以及移动存储技术实现对信息资料的网上或异地传输。图纸、文件、资料等文档，采用集中管理的方式，进行有效地组织，实现充分的共享和重复使用。同时，为相关部门和人员配备电子信箱，利用电子公告板、会议管理系统等共享信息系统，提供有效的信息沟通。
六是分别由业主、监理企业、承包商组建的项目组织是临时性的，项目管理模式带有较大不确定性，工程项目信息集成管理系统必须考虑这一管理的多样性和多变性，在软件架构设计中，采用有效的技术手段确保系统具备足够的柔性，适应业务不断变化的需求。而建立可定义的组织结构和授权管理系统，是适应不同项目管理实施模式的基础。
