信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,特别是信息技术与传统产业的有机结合,成为推动企业发展的核心力量。建筑行业发展电子商务不仅仅是时代发展的要求和必然趋势,更是由该行业的地位、自身的特点以及发展趋势所决定。由于建筑企业信息化应用存在着诸多不足,例如,企业领导信息化意识淡漠、企业管理基础薄弱、企业信息化与企业管理、建立现代企业制度之间较难匹配、信息化投资不足和信息化人才缺乏等问题,导致了在大型建筑企业电子商务项目实施过程中较大的不确定性。尤其是项目启动阶段规划的成败与否,直接决定了整个项目规划方案的功能和组织上的可靠性。
启动项目的一个重要环节就是对项目进行论证。也就是说,确定是否应该立项。85%以上的大型项目以失败告终(请参阅参考资源中的《PatternｓofSoft wareSyｓtemｓFailureandSucceｓｓ》一书),这一事实表明大多数项目在论证阶段就应该中止,而不是在为其作了大量投资(并造成损失)之后。论证阶段的主要目标是,确定项目的最佳实施方案,如果存在这样的方案,还要论证它为什么是最佳的。论证项目时需要完成以下几项工作:
(1)确定可选的实施方案;
(2)评估每项可选方案的经济可行性;
(3)评估每项可选方案的技术可行性;
(4)评估每项可选方案的运行可行性;
(5)选择一项可选方案;
(6)确定潜在的风险。
项目启动阶段可行性评估中可以应用很多理论方法,经常由于对这些方法不明确的理解和不科学的利用而不能正确分析计算出项目的可行性。实践中主要存在以下问题:
(1)缺乏可操作性,没有针对选择的方法,进行具体步骤制定和安排;
(2)缺乏统计数据,此类方法基本源于国外,其中使用的指标和数据不能直接应用;
(3)缺乏针对性,此类方法的通用性强,但是针对性弱,在实际应用中缺少说服力。
为避免以上问题,笔者将针对建筑行业实施电子商务项目的需求和特点,分别对具体可行性评估中的重要因素:成本效益评估、金融方法测量、技术可行性、运行可行性和组织可行性分别进行阐述,以期明确建筑企业电子商务项目可行性研究的理论模式,建立大型建筑企业电子商务项目启动阶段可行性评估模型。
一、成本效益评估
可行性评估中关键的一个活动是成本效益分析(Coｓt-benefitAnalyｓiｓ),以便查看项目收益大于费用。成本效益分析是指一个组织在实现其目标的过程中,用以决定其支出成本带来多大效益的一种方法。笔者在此着重于如何开展电子商务系统项目启动阶段中成本效益分析。
(一)成本评估
成本效益管理分析家需要确定出有形的和无形的成本和效益。当成本或效益是有形的时候,可以规定出明确的数值,例如安装一个新网络的费用。反之,无形的成本或效益很难用明确的数值来代替。在大型建筑企业成本评估中,一系列的成本必须被考虑在可行性研究中:
(1)各项硬件和软件的投入与维护成本。电子商务硬件成本包括实施电子商务所必需的计算机设备、通讯硬件的购买和维修保养开支,如服务器、工作站、网络设备等。软件成本包括最初的软件开发或购买成本以及改进和维修保养成本。
(2)电子支付的服务费用,包括电子信用卡费用与电子支票费用。
(3)通讯费用,指与供应商或客户等贸易伙伴之间电子信息传输费用。
(4)有关人员的培训成本。人员的培训包括实施电子商务人员的上岗培训、继续教育和对贸易伙伴的成员进行相应的培训。这部分费用一般是在电子商务运行以后发生。
(5)员工费用。实施电子商务往往需要增加相应的技术人员或熟练计算机技术的商务人员,同时需要得到企业内部管理信息系统相关人员的支持,也要求电子商务专业人员的参与和支持。
(6)会员资格取得和外部支持成本,往往发生在实施电子商务的早期阶段,属于一次性的固定成本。
(7)资金的时效成本,采用电子商务使资金周转时间减少产生的另一种成本。传统商务通常在收到货物时才支付款项或者可以赊购,而电子商务方式需要提前支付给供应方,由此会产生这类成本。
(8)更广泛的组织费用,例如由于计算机化导致的精简所需的工资支付。
以上的费用不仅包括初始成本,还涵盖了进行中的维护成本。这些费用在电子商务系统项目实施中是相当巨大的,并且将会超过起始购买费用。有形和无形的成本需要被明确指出并分类,来保证更加可靠的评估。
(二)收益评估
与成本评估相比效益在评估中,收益大多数是以无形的状态存在并发生在未来,因而相对更难量化。电子商务系统项目中的收益表现在商业过程的提升和这些过程中的信息质量。主要的收益包括运行过程中降低的费用和更高效的完成工作任务。ParkerandBenｓon提出了一种结构式途径来确定有形收益,包括考虑系统开发前商业过程所需费用和比较系统开发实现后所消耗费用[1]。可见,费用可能包括人员所用时间、物料和设备等。因而指出了通过消减费用得到的收益和系统运行消耗的额外费用。无形收益则主要表现在以下几个方面:
(1)改良的精确定(Accuracy)。
(2)改良的可适用性和合时性(AvailabilityandTimelineｓｓ)。
(3)改良的实用性(更易于理解,便于作用信息)(Uｓability)。
(4)改良的效用性(Utiliｓation)。
(5)改良的信息安全性(SecurityofInformation)。
具体来讲,对于大型建筑企业收益主要表现在两大方面:
1 促进整个企业的生产效率的提高
(1)帮助提高企业的劳动生产效率;
(2)促进企业生产力水平的提高;
(3)使企业生产更好地适应市场变化;
(4)增加了提高经济效益的途径;
(5)时间价值效益;
(6)其他效益。
以上电子商务效益,大多数都能进行具体估算。但也有一些效益要具体地进行量化计算还存在一定的困难,尽管如此,它们仍然是实施电子商务决策时要考虑的因素。例如,有利于树立良好的产品品质形象;企业内部经营管理的改善;与供货商更为密切的联系等。因此,在进行电子商务决策时,上述这些方面理所当然地列入考虑的范畴之内。
2 使企业的相关成本降低
(1)降低采购成本;
(2)实现“零”库存,降低了库存成本;
(3)员工成本的节省;
(4)纸张成本的节约;
(5)经营成本的节省;
(6)降低交易成本,增加企业的竞争力。
电子商务的收益分析主要考察电子商务给企业带来的直接收益和间接收益。前者包括单证处理成本的节约、库存成本减少、采购成本和交易成本的降低、减少差错及时效收益等;后者指管理得到改善,从而得到经济效益,如业务流程的改善、加强了与客户的交流、增加了社会效益等。进行电子商务的成本效益分析对企业实施电子商务至关重要,电子商务实施部门应该会同财务部门、人事部门、计划部门、采购部门等进行细致深入的分析,并达成共识。在实施电子商务方案时,应本着“节约成本,提高效益”的原则,有效地利用企业的各项经济资源,充分体现电子商务给企业带来的优势[2]。
二、金融方法测量
利用金融方法测量电子商务系统项目的可行性分析,是财务分析的关键内容。金融方法测量主要是通过一套指标体系来进行。指标体系共包括4项:投资回报率、财务净现值、差额内部收益率、投资回收期。
(一)投资回报率ROI(ReturnonInveｓtment)
ROI表示投资的净收益与投入金额的比率。在系统建设规划中,电子商务项目商务模型规划的优劣直接影响到企业的投资回报率。对电子商务项目投资回报率进行分析的目的,是创建一个框架来理解、明晰一个电子商务项目的潜在效益。针对大型建筑企业电子商务项目的较大规模的特点,在项目计划启动阶段建立可信的ROI模型对整个项目的论证、投资都将十分重要。通过ROI模型的建立,分析投资与回报,可以帮助建筑企业选择最佳的商务模型,有效规避项目风险,降低项目超期、投资超出等风险,保证项目顺利完成。
ROI计算基本公式为:ROI=(收益-投资) 投资,困难之处在于如何确定应用电子商务项目的费用与收益,并进一步量化。由于在电子商务项目中涉及到的应用和环节很多,似乎很难准确衡量商务模型的ROI。因此,确定相应的ROI衡量准则,十分重要。在此,给出几点建议供建筑企业建立电子商务项目ROI模型时进行参考。对ROI的分析可以从三个方面进行:一是从IT部门的角度来衡量,IT部门建立电子商务系统是为建立一个更为完整、灵活、高效的IT组织,从而更好地通过技术来满足业务的需求;二是从各业务部门的角度来衡量,业务部门希望通过电子商务系统来构建集成化的业务组织,从而更好地实现其战术及战略目标;三是从整个企业的角度来衡量,企业希望借助电子商务系统来增强综合适应力与总体竞争力。
