房地产项目管理的水平对项目的开发成本和开发周期具有重要影响,并最终决定项目的收益乃至成败。根据世界著名的咨询机构StandiｓhGroup对8400个项目(总投资250亿美元)进行的研究表明,55%的项目最终支出都达到了预算的189%以上,只有42%的初始想法最终能够实现。可见,一个项目的成功是非常难达到的,而造成项目失败的主要原因可以说来自于管理上的薄弱。目前,各房地产企业都在积极探索提高项目管理能力的新模式,而将信息技术引入项目管理过程,实现项目管理的信息化就是一个有效的途径,这是房地产企业管理的一个共同的发展方向。

一、项目信息化管理中存在的问题

房地产开发项目是房地产企业展示实力的窗口,与国外房地产集团相比,国内很多大型房地产企业在传统的技术领域水平并不差,但在项目管理水平特别是信息化管理手段方面,还存在较大的差距。主要体现在以下几个方面:一是计划不准确。一个项目要使用的资源多达上千种,单纯依靠人工和经验无法精确地做出计划。二是销售和生产记录不完整,信息利用率低。具体开发项目所发生的全部工作虽然都有记载,但手工方式经常导致混乱,查找和统计分析困难。三是职能部门之间缺乏沟通。每一项业务都会制约影响其它业务,但承担每一项业务的职能部门之间缺乏高效快速的沟通渠道。四是决策和调整不及时。依靠手工无法对开发项目的进度计划根据实际情况及时进行调整。五是成本监控力度低。由于不能尽早及时地搜集营销及生产中的各种信息并进行分析,因而不能对项目成本进行有效的控制。六是无法对项目进行准确的成本核算和成本分析。由于数据记录不完整,统计不及时,很难做出准确的成本核算,更谈不上成本分析。

二、项目信息化管理系统建设的原则

房地产项目开发周期长、投资大,参与项目的组织和人员众多,需要动用大量的物资和设备,这就使得房地产项目管理的复杂度高、风险大。结合以上特点,改进项目信息化管理系统建设应遵循如下原则:

1 数据基础性要求。房地产企业的项目管理的业务,首先应反映各具体项目的营销及生产状况,其次要以各项目经理部的生产部门和销售部门手工统计和计划报表的数据为基础,再次还应在此基础上由内部审计职能部门审定。然后,在这三个方面共同协调确定而形成统一的认识、统一的行动下的相对正式且真实关联的项目建设、销售控制信息。最后,在这些项目建设控制信息———工作数据流的基础上进行具体的项目管理的管理和决策。这些数据对于分析项目进展态势以及一些特殊问题,进行辅助管理和决策将起到非常重要的支持或直接的支撑作用。

2 实时性原则。开发项目管理的管理和决策的科学化对项目管理信息实时性提出了更高的要求,除了能够提供定期的项目管理信息之外,还要实时性地提供各种统计信息。例如,考察某楼盘的施工进度,是否能够保证在与置业业主签约交房时间如期完成,这是一个关系到企业商誉的重大问题。如要知道它近期的生产情况和存在的问题,就得统计出项目的实时指标,以确认目前项目是处于一个需要改进的范畴内,还是超出了需要调整的范畴,甚至可能导致合同变更的不利局面。

3 查询灵活性和数据共享性原则。项目管理的综合数据,以通用报表的形式储存,是它的一套指标体系。而在实际使用中可能经常需要跨指标、跨表格的统计。这就要求综合的信息统计系统的开发设计,应以提供灵活方便的查询工具,以满足任意查需要求。项目管理的各个业务管理系统都是项目管理的一个部分,同时项目管理系统也是整个办公网络系统的一个主要的组成部分。这里的数据共享,就是各业务管理系统和决策支持系统不需要人工输入,而是能够自动的获取信息;另外根据整个办公网络系统提供的操作查询权限下,能够方便地提供给用户使用上的自由,不存在数据上的障碍。

4 应遵循统一性、标准化原则。为保证数据共享和系统建设的有序进行,业务原则应与国际接轨,同时符合国家政府机关定立的相关法规和政策。在统一的规划、组织下实施适合和满足房地产开发项目管理的基本要求。

三、改善项目信息化管理可预见的成效

1 房地产开发企业的组织机构、工作流程将进一步规范化。由于信息管理系统中对组织管理、用户管理、角色管理的明确定义,使项目部各个岗位的职责、权限有了明确的界定,每个工作人员对自己的职权范围有了更清晰的认识。各部门之间的工作流程作出了清晰的规定,并由计算机自动进行智能化的流转传递,使各工作环节衔接紧密、秩序井然,提高了工作效率。

2 房地产开发项目将有效控制成本,统计分析及时准确,在管理系统中贯彻了PDCA循环的管理思路,即计划、实施、控制、分析的循环,有效地提高了对工程项目成本的控制。

3 必将提高开发项目的质量控制和进度控制力度。“工程项目集成管理系统”的应用,使工程项目的贯标工作更深入、更规范。各种施工记录数据全部实现电子化,使得记录完整、真实、准确,便于查询。每项具体工作、每个具体环节对应明确的责任人,发现问题,能够得到及时妥善的解决,从而有效地提高了工程质量的控制力度。由于软件系统提供的进度计划编制功能,大大提高了进度计划编制和调整的效率。系统能够及时准确地进行统计分析,每月的施工进度数据可在一天内完成统计分析工作,大大缩短了统计周期,提高了管理层的快速反应能力,同时也使计划调整工作有了准确的依据。

4 可积累大量宝贵的工程技术经济数据。在项目开发的管理过程中,随着信息管理系统的应用,各项工作的实际资源消耗被准确地记录下来,日积月累,形成了大量的技术经济数据,经过后期整理加工,便可形成项目的内部定额,进而可以形成企业的内部定额,为以后的投标报价提供准确的依据。

5 增加了管理的透明度。由于信息管理系统的应用,使造假、虚报等不良现象大大减少,堵住了管理上的漏洞。同时公司对项目的管理力度也得到加强,只要在系统中设置了相应的角色和权限,公司领导可以随时查询项目各种数据报表,对项目的进度、资金、质量等情况可以做到了如指掌。

6 可实现了远程管理,同时为实现企业资源管理奠定基础。当项目管理人员出差外地时,也可以通过互联网访问项目服务器,进行申请、审批、查询等一系列工作。通过对信息管理系统的应用,为企业今后实现整体资源优化配置提供详实的数据基础和先进的技术基础。各个项目所提供的成本数据可以成为企业进行横向比较或编制企业内部定额的依据。

四、房地产开发项目信息化管理中应注意的问题

1 企业决策者必须充分意识到项目管理信息化的重要性和急迫性。项目是房地产企业的核心业务,实现这一业务管理方式的变革和创新必须取得企业决策者的充分支持。面对激烈的市场竞争,各企业的管理者必须从生存和发展的高度充分认识项目信息化管理的重要性,及早抢占先机。

2 实现项目管理信息化,必须是管理先行。先进、规范的项目管理体制是项目管理软件应用的良好基础。目前,无论是在理论研究还是实际操作方面,国内的项目管理都远远落后于国外。所以,引入国外先进的项目管理理论和实践方法就成为建立科学规范的项目管理体制的重要途径。在这方面,美国的PMBOK(项目管理知识体系)提供了一个很好的理论参考。

3 要加强对人员的培训,全面提高人员素质。人员素质将对企业项目管理水平的提高产生重要影响,必须加强对相关项目管理人员的培训。这种培训既包括项目管理基本理论的培训,也包括信息技术应用的培训。使用信息技术,也就是使用项目管理软件可以帮助企业和项目管理人员改进业务流程,使之系统化、标准化、科学化,同时可以将成功的经验累积起来,使之成为企业的财富。只有这样项目管理和信息化才能为企业取得显著的经济效益。

参考文献:

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[3]周大华,詹勇 办公自动化及业务平台建设的基本思路[C] 第三届工程管理信息化暨项目管理应用研讨会论文集,2002 10