在企业的物流管理中,前期供应链管理占了其中一个重要的部分。企业的前期原料供应成本决定着企业的制造成本。特别是在现阶段网络经济、知识经济和电子商务为特征的新经济环境下,传统的企业面临更严峻的挑战。合理的原料供应会大大减低物流成本,从而减少企业成本。

以广州地铁为例,目前广州地铁正处于飞速发展的阶段,按照五年规划,广州地铁将于2010年建成255km 的地铁线路,任务艰巨。而地铁相关建筑材料、设备、备品备件需求目前也处于高峰状态。如何更有效的控制成本,优化与供应商之间的供应链意义重大。本文将试图探讨广州地铁的采购流程以及如何进一步控制采购成本,以达到最佳采购的目的。

1 地铁采购流程研究

广州地铁目前采用集中采购与分散采购两种形式。集中采购由采购部门( 物资部) 将具有规模包括批量规模的采购项目,纳入集中采购目录, 统一由采购室开展采购活动, 从而获得采购的规模效益。广州地铁目前的采购模式主要以集中采购为主。分散采购是指各生产部门自行满足其采购需求,分散采购也是目前广州地铁采购的一种实施形式,但只有在特殊情况下,如现场故障处理急需某些抢险材料、备品备件时方可由各生产需求部门自行购买。

广州地铁采购流程可以简单表示如图1。

集中采购的优点是大量订货可以取得数量折扣, 能得到比分散采购更低的价格, 获得更好的服务, 可以由特定专家执行采购任务,拥有更高的质量。但是也存在着一些不足:

1.1 审批时间长

统一集中的计划申报和审批,更利于统一预算、统一计划审批、统一采购结算和统一配发。形式上看是流程比较清晰,但是审批部门分散,需要计划提报部门、预算经营管理部门、财务部、物资采购部和分管领导的审批,不能更敏捷的满足生产部门的需求,从而导致整个采购周期较长。采购周期长会导致采购物品过期、采购物品不能及时到位、采购跟进工作量大等问题。

1.2 人为提高需求量

由于采购周期较长为直接影响生产部门的需要, 生产部门为了避免此种情况, 一般采取提前申报和加大库存以满足生产的需要。提前申报需要高精确度的预计将来生产发生的问题和物耗,提高了计划准确的难度。而同时,人为的预留库存也在很大程度上提交了采购成本, 特别是在地铁行业目前设备不断改造、流程不断优化、不断采用高科技的环境下, 此情况无疑会造成大量原料的浪费。

1.3 采购物品不能完全满足需求

采购物品由专门的采购部门负责,有利于提高物品质量,但是对于生产部门的需求是否完全满足方面,则相对欠缺。因为采购部门不能完全了解生产部门的需求,而在生产部门提交的采购计划中,不能全面、详细的陈述出所有各方面需考虑的因素,从而导致所购非所需的状况。

1.4 采购质量跟进不足

集中采购和配发后,大量的物资配发到生产部门, 对于物资使用情况, 采购部门由于人力物力的原因, 势必会出现跟进不足的情况。

鉴于以上原因,单独的集中采购事实存在较多问题不能解决,而分散采购其优越性恰好在于可以满足不同区域的需求,并能更好地回应它们, 采购速度更快。但是不可否认, 分散采购相对集中采购也存在其不足之处,如分散采购各自为政、透明度低、不利于财政支出收益分析等。

2 降低采购的成本、提高采购质量还需要进行有效的采购分析

所谓采购分析,主要考虑的基本信息包括所采购物料的成本分析、采购量、交货时间和地点、交易的付款期限等等。之所以在此处提及采购分析, 是因为在地铁采购流程中,无论是集中采购还是分散采购,都需要做好采购分析, 通过高质量的采购分析控制成本。

采购分析的原则需要从供应链的成本角度出发, 供应商的成本也是总成本的一部分。比如需要一辆地铁列车, 具体要买哪个国家的,势必牵扯到整车运输的高成本上来。不论这一运输费用谁来出,总是客观存在、并会打进总成本的。因此,要求本地化的采购比例要越来越多,只有这样供应商和采购商的整体竞争力才能得到加强。地铁采购要从长远出发,多考虑整个供应链的成本。让供应商赚到足够的利润, 才会有长远的合作关系。究竟该买多少才算合适？在分析采购时,一定要结合库存情况。这部分的工作需要生产部门严格把关。现在绝大部分的产品一生产出来就在跌价。产品放在仓库里面,就相当于钱一天天在损失。因此,零库存的概念大行其道。地铁行业也需要考虑库存的问题,大量的积压物资势必影响建设/ 运营成本,但是地铁行业与其他制造业不同的是,地铁行业并不赞成零库存。考虑到运输行业的特殊性,乘客服务占据着比较高的位置。高质量的乘客服务需要高质量的设备状态,高质量的设备状态势必需要及时的维护和维修,需要维修所需备品备件。根据设备维护计划、设备折旧程度、设备故障率等情况合理制定库存最底线是地铁采购需要反复论证的问题。当然,这个最底线的高低也要考虑公司的采购速度。

什么时候下单最好呢？要解决这一问题通常需要考察两个方面。首先是考察地铁以往线路建设/ 运营对于物料的消耗,通过参考历史物料使用量的平均值和变化的幅度,把这两个值进行加权计算,来得到未来的计划。其次需要考察供应商的历史供货情况,即对应历史供货数量的平均值和变化的幅度,以计算出对供应商比较合适的交货周期和交货数量。

在解决了以上两个问题后,还需要分析采购订单的下单对象,需要依据订单类别选择不同的供应商。目前广州地铁已经在有意识的经过采购员不断地对市场调查或通过招标、专业协会、交易会、报纸、杂志、电台、电视、网站等媒介渠道,了解市场上能提供所需物资的供应商,或各生产部门提供的采购信息和供应商自荐上门, 只要具备足够的资质, 均列入了供应商信息数据库。采购中,无论是传统的采购订单、JIT 订单还是VMI 订单,都需要对供应商进行严格的审查。

如何建立供应商评估系统？首先是审查供应商的基本信息,包括公司规模、组织结构是否健全、生产的品种和产能、以往业绩和行业经验、财务状况是否稳定、有哪些客户群体等。等待供应商过了基本的审查关后,还需派出由研发、采购、生产、品管等相关专业人员组成的团队对其进行现场审查,做详细的认证。之后,再由供应商开始产品送样直到供应商的产品通过批量认证。

综上所述,广州地铁虽然作为供应链中的一环, 类似于最终消费者, 但是研究如何通过有效的采购方式降低此环节的成本意义重大。特别是在经济的全球化的今天,如何在全世界范围内去寻找供应商, 寻找质量最好, 价格合理的产品(货物与服务),还有很多方面,如JIT采购、对供应商外部资源的管理、电子商务采购等等, 都值得我们探讨。