档案库房是立档单位集中统一管理本单位档案的重要基地，要满足各立档单位当前乃至今后相当长时期保管本单位档案的需要;是档案安全保管的必要前提和最基本的基础设施，其重要性不言而喻。在我市诸多工程建设单位中，多数单位档案室的库房建设能够满足档案工作发展的需要，并且逐年有所改善，为档案的妥善保管、有效利用创造了良好的条件。同时，也应看到，还有一些工程建设单位的档案库房还存在这样那样的问题，致使档案保管环境存在一些不尽人意的地方，导致了档案工作不能适应本单位各项工作发展的需要。这个问题有主观认识上的原因，也有许多客观因素的影响，函待采取相关有效措施，予以克服解决。
一、工程建设单位档案库房建设存在的问题
(一)对档案库房建设的重要性认识不足工程建设单位往往面临建设项目时间紧、任务重的状况，为了便于为生产服务，一般没有独立的建筑作为档案库房。一些工程建设单位对档案库房建设存在误解和认识不到位的问题，忽视了档案损失不可弥补性的特点，把档案库房等同于一般的仓库，档案安全保管所需要的设备、设施配置不到位。还有一些工程建设单位甚至不设单独的档案库房，或把档案柜混放在办公室，或将办公室隔出一间做库房，有的甚至用杂物间充当档案库房。这些做法，使档案管理存在大量的安全隐患，难以确保档案的安全。
(二)档案库房建设缺乏必要的投人档案工作需要一定的财力投人，库房建设尤其如此。《中华人民共和国档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”第十三条规定:“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用;配置必要的设施，确保档案的安全;采用先进技术，实现档案管理的现代化。”《档案法实施办法》第十四条规定:“各级各类档案馆以及其他机关、团体、企业事业单位和组织的档案机构或者档案工作人员，应当对档案采取下列管理措施:(一)建立科学的管理制度，逐步实现规范化、标准化和现代化;(二)配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施;(三)对重点和珍贵档案，必须采取有效措施加以保护;(四)根据需要和可能配备缩微摄影机、电子计算机等技术设备。
(三)对档案库房建设的具体要求理解不够我国现有的档案库房建设依据为《档案馆建设标准》(建标103一2008)及《档案馆建筑设计规范》(JGJ25一2《X洲〕)，尽管这两个标准主要针对档案馆，但对各单位档案室的库房建设也有重要指导意义，基本要求都是一致的。此外，市档案局1999年制定的《上海市档案技术保护规范》也对档案库房的设计、选址、设备配置等有具体的要求。由于一些工程建设单位的领导和档案人员不熟悉有关规定，对规定的技术要求理解不够，忽视了标准、规范的依据作用，档案库房建设比较盲目，以致与国家要求相距甚远。
二、工程建设单位档案库房建设的建议
(一)增强依法管理的意识在不断加强依法治档，推进档案法制建设的今天，要从根本上改变档案库房建设不尽人意的现状，首先要增强依法管理档案的意识，按照档案法律法规的要求，明确档案库房建设的义务和责任，把法律法规关于档案保管工作和库房建设的要求，落实在本单位档案管理的具体措施上。法制意识增强了，按照法律法规管好、用好档案的自觉性、主动性就具备了。
(二)档案库房建设与事业发展同步要提高档案库房建设重要性的认识，将其放上应有的重要位置，在必要配置的基础上，与事业的发展保持同步。企业经济效益提高了，单位各项事业发展了，对档案工作和库房建设的投人也要不断增加，与各方面的发展相协调，确保档案有一个安全可靠和适应发展的保管环境。
(三)认真规划档案库房位置档案库房的选址是百年大计，以安全保护为原则，库房应尽量选择在受自然条件影响少，又方便开展工作的地方，应综合考虑防光、防热、防潮等档案保管的“九防”要求。因而最好选择北向的、不顶天立地(即底层和顶层)的房间，因为北向房间的温度相对于其他朝向房间的要低，而且不受阳光直接照射，利于避光防热。要避免选择底层或靠近洗手间、开水房的房间，这些地方容易造成库房相对湿度偏高，影响温湿度调控。同时，档案库房、阅览室、办公室要“三分开”，档案库房应与档案室的办公室、阅档室相邻，自成一个工作区域，既有利于档案案卷整理上架，又方便调卷提供利用。
(四)按照标准规范的要求设计档案库房设计档案库房一定要按照有关行业标准和技术规范的要求，结合建设工程单位档案室的工作特点，使档案库房符合档案安全保管的需要。首先，应充分考虑库房面积的要求。根据现有档案数量和每年形成档案的数量，充分考虑信息爆炸和新技术应用等各种因素，按照国家有关规定，满足留有10年以上档案存放空间的需要，面积过大或太小都不合适。第二，由于库房集中存放档案.对地面和楼板承重力的要求高于一般办公用房，必须予以保证。第三，库房地面、墙面应光洁、平整、耐磨，既避免产生灰尘，也方便除尘。档案库房门窗的设计，应考虑尽量减少外部环境对库内保管环境的影响。第四，档案装具要合理排列，既充分利用库房空间，又有利于开展档案保护工作。以上这些要求的具体技术指标可参照档案馆库房建设的标准执行。
(五)不断改善库房的安全保管条件建设工程单位档案库房要达到档案安全保管的要求，还应围绕档案库房的“九防”要求，配置控温去湿、防盗报警、防光及防紫外线照射、防火等设施设备，努力营造适宜的保管环境，尽可能延长档案寿命，确保档案的安全。完善的保管条件不可能一下子造就，事物都是在不断发展之中，要根据需要和可能的原则，尽企业所能，用档案人员之力，在现有条件下逐步完善，不断创造条件，不断改善保管条件。
(六)加大监督指导工作力度档案行政管理部门和建设工程单位的上级主管机关要在完善法规、标准、制度建设的基础上，进一步加强监督指导工作，加大档案法制宣传的力度，使档案保管工作和库房建设的法律法规要求更加深人人心，增强依法管理的意识。要强化档案人员的知识培训，普及档案库房建设的相关基本知识和标准规范的技术要求。要深化档案库房建设的业务指导，督促建设工程单位档案库房建设能够符合法律法规的要求，指导档案保管工作不断提高效率和质量。
(七)走创新发展之路建设工程单位的情况参差不齐，不是所有的单位都有条件建设自己的档案库房。尽管有的单位不大，产生的档案数量不多，但同样很重要，需要妥善保管。建设工程单位应当根据本单位的特点和实际情况，用改革创新的思维，跳出传统的各自为阵的管理思路，借鉴国外档案文件管理中心、档案代保管中心的模式，联手建立联合档案库房，运用灵活的管理机制和方法，采取周密的档案实体和信息安全措施，集中保管若干个单位的档案。这样，可以集中多个单位的力量和智慧，花小钱，办大事，严格按照档案法律法规的要求和技术标准规范的规定，做好档案保管工作，提高档案保管的效率和质量，跟上建设事业飞速前进和档案工作健康持续发展的步伐。
