1）为完整收集，妥善保管监理工作中资料，便于准确，及时查阅日常工作的内容，真实反映项目监理实施的全过程，总结监理工作的经验教训，制订本制度。
2）本制度所指资料是指与项目有关的书面材料，内容包括行政、技术、会议记录、现场签证，资料可以是电报、函件、图纸，手令等。
3）建立项目往来文件、图纸收发台帐，并由专职档案员负责。
4）监理部对内、外均必须遵循严格的文件收发制度，收到或发出文件必须要有经手人签字。
5）其他人签收的文件、图纸应及时转交专职档案员，以便确认资料完整性、准确性和有效性。
6）专职档案员定期对文件、图纸收发情况进行整理、汇总并报总监理工程师批阅。
7）监理部对外发出的指令或通知书，必须有总监理工程师签名，送至接受方后，需有接受人员签收。
8）所有文件要及时进行归档、存档，资料管理应做到外观整齐，编排有序，堆放有别，并同时建立档案电子信息目录，便于信息汇总和调阅。
9）有关部门下发的文件要及时签收登记，并迅速送相关单位或人员传阅，传阅后由档案员归档保存。
