工程建设过程中,信息沟通的效率和有效性是项目成功实施的重要因素。由于传统工程建设实施过程和组织的分裂(Fragmentation),以及信息技术手段应用不足,建设工程项目参与各方的信息沟通基本是以纸质媒介进行的点对点式的沟通。这种信息沟通方式存在以下问题:(1)信息传递时间长且费用高昂;(2)信息传递的路径长且层次复杂;(3)信息缺乏有效组织和管理。这些问题导致了信息分布不均匀,是工程建设中常见的各方信息获取时间不一致、内容有偏差,从而造成工作冲突、延误乃至返工等等问题的根源所在。
传统工程项目信息沟通耗费了大量的资源,如美国建筑业每年花费在联邦快递上的费用是5亿美元。而因信息沟通问题引起工程停工、返工所产生的费用则远远超过这个数字。据国外资料统计,在大型建设工程项目中,项目信息沟通问题导致的工程变更和错误约占工程总投资的3%～5%。有的分析报告甚至认为,传统建设工程项目中三分之二的问题都与项目信息沟通有关。
项目信息门户
项目信息门户的概念
门户(Portal)是互联网时代广泛使用的名词。一般认为,门户是一种应用或装置,它提供个性化的界面,能够为人们发现,跟踪有关的人,应用和信息并与之发生交互作用。根据提供的内容与工具不同我们可以将门户分为信息门户、协作门户、专业门户和知识门户四个层次。而信息门户又可以进一步划分为公众信息门户、企业信息门户(EnterpriｓeInformationPortal,EIP)以及项目信息门户(ProjectInformationPortal,PIP)。公众信息门户主要指Internet上的一些提供公众信息服务的站点,如Yahoo、新浪以及一些行业信息网站。企业信息门户则着眼于使企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道共享和利用企业内的信息。
项目信息门户PIP是在项目主题网站(Project-SpecificWebSiteｓ,PSWS)的基础上发展而来的,是在对项目全寿命过程中项目参与各方产生的信息和知识进行集中式管理的基础上,为项目参与各方在Inter net平台上提供的一个获取个性项目信息的单一入口,其目的是为项目参与各方提供一个高效率的信息沟通和协同工作的环境。项目信息门户示意图如图1所示。项目全寿命过程包括了项目的决策期、实施期(设计、施工及动用前准备)以及运营期。项目参与各方指政府部门、业主、设计、施工、供货、管理、物业等等与项目有关的组织与个人均可以通过项目信息门户进行沟通和协同工作。
基于PIP的项目信息沟通的特点
(1)以项目为中心对项目信息进行集中存储与管理。与传统工程项目团队信息的分散保存和管理不同,项目全寿命过程中产生与使用的信息被集中存储在Internet上项目信息库中。
(2)信息的单一入口改变了传统的点对点项目信息沟通的方式。由于采用集中和共享式的信息沟通,大大提高了信息沟通的效率,降低了项目信息沟通的成本。提高了项目信息沟通的稳定、准确和及时性。
(3)提高了信息的可获取性和可重用性。使用PIP系统作为项目信息获取途径,项目信息的使用者可以作到在任何时间、任何地点(AnyTime,AnyPlace)获取信息,摆脱了直接沟通时时间和空间的限制,同时也提高了信息的可重用性。
(4)项目信息的获取和利用方式由被动变为主动。信息获取者可以根据业务处理和决策工作的需要来拉(Pull)信息,缓解了以往将大量信息推(Puｓh)给决策者而导致的“信息过载”现象。
工程建设过程重组
工程建设过程重组(ConｓtructionProceｓｓReengi neering,CPR)并不是一个全新的思想,可以说它是业务过程重组BPR思想在工程建设领域的延伸与应用,因此对它的理解应建立在理解业务过程重组思想的基础上。
业务过程重组与工程建设过程重组
业务过程重组是最早由美国的MichaelHammer和JameChampy提出的。它强调以业务过程为改造对象和中心,以关心客户的需求和满意度为目标,对现有的业务过程进行根本的再思考和彻底的再设计。它主要是通过利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段,最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,以打破传统的职能型组织结构,建立全新的过程型组织结构,从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。它的重组模式是:以作业流程为中心,打破金字塔状的组织结构,使企业能适应信息社会的高效率和快节奏,适合企业员工参与企业管理,实现企业内部上下左右的有效沟通,具有较强的应变能力和较大的灵活性。
虽然工程建设过程重组是工程建设领域应用BPR思想的产物,但由于建筑业本身的特殊性,使工程建设过程与一般制造业的业务过程有很大的不同。建筑产品生产所具有的流动性与复杂性使工程建设过程呈现出临时性、动态性、多组织跨越性的特点。一个工程建设过程往往是在多个参与单位的合作下完成的,涉及到业主、开发商、设计单位、施工单位、咨询单位、供应商等等不同的利益群体和个人。这些组织在完成该工程建设过程的共同目标下临时集中到一起,扮演不同的处理职能,因此相互之间信息沟通与协同工作的难度明显加大,沟通不足的问题始终困扰着工程建设过程。因此CPR的重点是以过程重组的思想为指导,通过增强各参与组织及专业人员之间信息沟通和协同工作的能力,在过程最优化的前提下,最终达到整个工程建设过程的系统集成与信息集成。
基于PIP的工程建设过程重组
项目信息门户在工程建设中的应用改变了工程建设中信息共享和沟通的方式,从而对传统的组织结构、组织过程甚至组织文化产生了潜移默化的影响。由于信息的集中存储与共享,改变了传统工程建设中信息层层传递的现象,使工程建设的组织形式趋于扁平化,如图2所示。有研究表明,信息的共享将有利于形成合作、共享的组织文化。从这个角度而言,项目信息门户将成为组织变革的催化剂,它的应用为形成更具效率的项目管理组织形态和组织过程提供了可能,其广泛应用的结果是引起组织自下而上(bottom-up)的变革与重组。
基于项目信息门户的建设过程重组实例
建设过程重组的重点是建设过程的流程重建,主要是对现有的建设过程进行描述,分析其中存在的问题,并进而给予诊断。并针对前面分析诊断的结果,重新设计现有流程,使其趋于合理化。下面就工程建设中的图纸管理流程这一实例进行分析和重新设计。
手工图纸管理的工作流程
原有流程的分析与诊断
从图3可以看到,传统的图纸管理工作流程包括5个活动:(1)图纸设计及复核;(2)图纸签收及审核;(3)图纸复制;(4)图纸校对及分发;(5)图纸签收及审核。在这5个活动中,真正有价值的活动是图纸的设计、审核工作,而图纸的复制、分发、签收确认等都是非增值的活动。但这些活动在传统工程建设中是必不可少的,其根本原因是传统项目信息沟通是以纸质媒介为基础进行的点对点式的沟通。在这种沟通方式下,图纸的复制和分发签收占用了大量的时间,形成了瓶颈地带,而且由于成本原因,图纸复制的数量往往不足以覆盖所有的部门,使潜在的问题不能消灭在设计阶段,要到施工时发生冲突才得以解决,结果造成停工与返工损失。
基于PIP的新流程
通过项目信息门户系统,设计方将完成的设计图纸上传到系统服务器上,项目的所有参与方(监理方以及分包/供货商等)可以在任何时间和地点通过登陆系统访问自己权限范围内的信息,并对图纸在线审核。审核的意见也将通过系统反馈给设计人员。由于系统具有审计功能(Audit),项目参与各方在系统中的活动都将被记录下来,从而取代以往的文件签收过程。新流程模型如图4所示。可以看到在新模式下,设计方、监理方和分包/供货单位得以高效协同工作,可以以最快的速度对业主的要求做出反应。此外由于各方充分的信息沟通,能在早期即发现并解决各种潜在的问题。
结束语
项目信息门户通过信息的集中存储与单一入口,提高了项目信息沟通的稳定性、准确性和及时性以及信息的可获取性和可重用性,并为在互联网环境下进行工程建设过程重组提供强有力的支持。通过项目信息门户,建设工程项目有机会建立全新的过程型组织结构,从而实现工程建设过程的增值。
[参考文献]
[1] EddyM.Rojaｓ,AmthonyD.Songer.Web-CentricSystem
