在资料整理的过程中，不论是建设单位整理的前期、后期文件，还是施工单位、监理单位整理的文件，都要遵循水利行业技术要求和规范，保证工程施工资料的准确性和及时性。需要切实提高内业资料的整理的重视程度，坚持三项原则。
工程资料的真实性、准确性、有效性原则
工程资料整理是与工程建设同步进行的。不管是施工方资料，还是建设方、监理方形成的资料都是随着工程的进程同步形成，所以必须真实、准确、事实求是的反映工程情况，资料检验日期不能与工期产生矛盾。对于需要用图片、声像资料说明的资料，必须保证其真实、有效、及时，不能脱离原始工程地形地貌后期填补。
资料完整性原则
在水利工程施工过程中，施工队伍调动频繁，这样会造成不同阶段施工资料的缺失或不连贯，或不同施工单位形成的资料衔接不起来，资料易造成不完整。这就要求资料整理者对其进行及时跟踪收集整理，确保其完整。
资料的统一性、规范性原则
各类资料必须有封面并加盖有关单位、个人印章，印章签名真实准确，与实际相符。资料必须附有相应的目录，并注明页码。要求做到规范整洁。资料用纸统一为A4纸。资料装订应采用三孔一线的装订方法，孔距7cm。装订线不得将字迹压住。装订厚度一般在0.5～1.5cm，最厚不得超过2cm。若超过2cm，可分多本装订，注明是一卷多本。
现行资料管理中应注意的问题
资料整理的重视程度不够
在工程建设过程中，普遍存在“重外业、轻内业”的心理。只注重工程的施工、投资和运行，不重视资料的及时收集整理环节，或者只“整”不“理”，导致水利工程资料经常出现数据或逻辑错误，最后的结果是有关工程的资料找不到地方，没有次序，出现问题无法及时找到相关的资料进行补救。这不利于工程的建设，是工程建设的大忌。
资料整理人员的专业素质有待提高
水利工程资料的整理涉及范围广、内容多。工程资料管理人员对资料编制整理不够重视、对业务技术不熟悉，也会导致施工资料整理中错误百出和重复返工。因此，资料整理人员须有一定的专业水平，须掌握立项、施工、运行的基本程序，明确各类资料的来源，确定归档的内容和范围，并且对收集的资料内容都能做出合理的讲解，保证资料整理的有效控制，这样才能保证资料的整理质量。
资料图表、表格、项目划分缺乏规范性
一项水利工程资料具有一定的规范，但在工作实践中收集整理的工程资料大部分缺乏规范性，究其原因，是项目开展前主管部门没有做出具体要求和规范。比如兰州市的各县区都在同时进行重点县小农水建设工程，但最后整理出来的资料却差别很大，都是按自己的思路去整理，有的按工程程序整理，有的按资料性质去整理，分部分项工程内容不一，分项工程遗漏情况严重，项目划分也没有统一的标准，一个县区一个模子。这些都不利于工程的统一性和规范性，不利于工程的检查验收，也不利于今后工程的应用。
水利工程资料是水利工程建设过程中形成的原始记录。它间接地反映了工程的质量和投资，是有关参建单位的劳动成果，同时为以后同类的水利工程建设提供有利的科学依据。它的重要性主要表现在以下几个方面。有效地反映水利工程项目的施工质量及工作质量；真实的记录工程施工的全过程；它是工程有效运行，正常发挥效益的理论基础；及时收集的合同、记录的数据可以使得施工单位在施工过程中遇到事故或问题时，及时找到证据，快速找到解决问题的方法；工程量的真实记录是结算决算验收的主要依据；有效的技术资料，是评定工程项目等级的主要依据，也是竣工验收的主要内容；它是后期相关单位查找有关科学论证的真实基础资料。因此，水利工程资料整理整编与工程施工质量一样重要，合理地做好资料的收集、整理、整编工作，努力提高资料管理水平，既为提高工程质量服务，又能充分发挥工程资料在水利工程建设、管理、运行、维护和改扩建工作中的科学指导作用。
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