所谓建设项目文档的管理，是指项目管理机构在进行建设项目管理的工作期间，对工程建设实施过程中形成的文件资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设项目文档管理的对象是建设项目文件资料，它们是建设项目信息的载体。配备专门人员对建设项目文件资料进行系统、科学的管理，对于建设项目管理工作具有十分重要的意义。
（1）对建设项目文件资料进行科学管理，可以为建设项目管理工作的顺利开展创造良好的前提条件。
建设项目管理的主要任务是进行建设项目的日标控制，而控制的基础是信息。如果没有信息，项目管理人员就无法实施控制。在工程建设实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以文件资料的形式进行管理和保存，就会成为有价值的信息资源，它是项目管理人员进行工程建设目标控制的客观依据。
（2）对建设项目文件资料进行科学管理，可以极大地提高建设项目管理工作的效率。
建设项目文件资料经过系统、科学的整理归类，形成项目文件档案库，当项目管理人员需要时，就能及时有针对性地提供完整的资料，从而迅速地解决项目管理工作中的问题。反之，如果文件资料分散处理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响项目管理人员的正确决策。
（3）对建设项目文件资料进行科学管理，可以为建设项目管理档案的建立提供可靠保证。
建设项目文件资料的管理，是把建设项目管理各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文档资料的完整性。·方面，在项目建成竣工以后，项目管理机构可将完整的项目文档资料移交业主，作为建设项目的档案资料；另一方面，完整的项目文档资料是项目管理单位具有重要历史价值的资料，项目管理人员可以从中获得宝贵的项目管理经验，有利于不断提高建设项目管理工作水平。
